BLOG

Spar penge – en smart metode til at styre dine Salesforce-licenser

• Dato: Maj 2020 •
Estimeret læsetid: 10 minutter
CEO, medstifter af Twistellar
Tilmeld dig for mere nyttigt indhold!
Vi lover at vi ikke vil sende spam til din e-mail indbakke
Hent en gratis PDF-GUIDE!
Indtast bare din arbejds e-mail, og få en gratis PDF-GUIDE (engelsk version)
Ved at sende den, går du med til at modtage nyhedsbreve fra Twistellar. Du kan til hver en tid afmelde dig.
BEMÆRK! I foråret 21 blev Salesforce Community Cloud omdøbt til Experience Cloud for bedre at afspejle de mange typer tilsluttede digitale oplevelser, du kan oprette - inklusive portaler, websteder, hjælpecentre, fora og mobilapps.
Reducer jeres udgifter
Et typisk budget til et implementeringsprojekt af Salesforce består af to vigtige dele - udgifter til implementeringstjenester fra en Salesforce konsulentvirksomhed (betales typisk en gang) og udgifter til Salesforce-licenser (betales årligt til Salesforce).

Som vi ved har Sales og Service Cloud licenser en grundlæggende pris på 75$/måned for Professional Edition og 150$/måned for Enterprise Edition, som betales per bruger på årlig basis. En direkte metode med at gange prisen med antallet af medarbejdere giver et betragteligt beløb. Dette er især udtalt når man sammenligner med andre CRM-systemer på markedet, og der skal derfor tænkes nøje over de personer, som rent faktisk vil skulle benytte systemet, eller endda overveje løsninger fra andre CRM-leverandører.
Sales og Service Cloud licensplaner
Vi bemærker ofte den direkte beregningsmetode til mange Salesforce-projekter, og derfor ønsker vi at gøre dig opmærksom på en meget effektiv metode til at reducere de langvarige udgifter til Salesforce-licenserne, og til at maksimere engagementet i jeres organisation og det er oprettelsen af et internt Community.
Partner Central
Salesforce Community Cloud er en effekt teknologi, som giver jer mulighed for at skabe interaktive webportalen til at interagere med jeres partnere og kunder. Det typiske formål med at bygge Communities - er at dele eksklusivt indhold, anvende gamification, oprette kunde fora, forbedre support, øge kundernes interaktionsmuligheder og at opnå loyale ambassadører af jeres brand. Hvis vi taler om partner Communities som kan give jeres forretningspartnere direkte adgang til jeres database via skræddersyet web-interface specificeret ud fra jeres behov og med de af jer angivne tilladelser. Dermed kan i f.eks. aktivere bestillingsmuligheder, se ordrestatus og give opdateringer fra lageret og samtidig modtage rapporter - alt sammen uden at skulle bruge kræfter på manuel databehandling.
Hjælpecenter
For at bruge Community Cloud skal du købe og tildele Community licenser til alle relevante kunder og partnere, så de har deres egne personlige login oplysninger (login og adgangskode) for at kontrollere adgang, styre tilladelser samt at personalisere brugergrænsefladen.

Det betyder at Salesforce Community Cloud giver folk mulighed for at bruge deres browsere til at logge ind på jeres interaktive webportal med deres personlige login, og at indtaste information direkte i jeres database, hvor det behandles, og i kan modtage feedback og rapporter om deres aktiviteter. Men vent lige et øjeblik, det er lige præcis det som mange af dine medarbejdere gør, når de arbejder med en "standard" Salesforce-grænseflade!
Kontosupport
Spar op til 130$ per bruger!
Hvorfor er Salesforce Communities så interessant? Det er prisen på Community licenser - fra 5 til 20$ per bruger per måned! Hvilket gør det til et af de billigste moduler på markedet, men med effektive egenskaber fra den førende cloud-platform.

Hvad kan i helt præcist opnå med Salesforce Communities i jeres organisation? Lad os kigge på et par eksempler.
Sales Cloud med Community Cloud
Salgsstyring

I kan bygge en portal, som vil give jeres sælgere alle de nødvendige værktøjer til at planlægge og rapportere om deres aktiviteter:

  • Alle standard salgsegenskaber for en pipeline: Leads, Konti, Kontakter, potentielle salg, tilbud Produkter og mere - alt som sælgerne har brug for at kunne planlægge og rapportere deres kommercielle aktiviteter.
  • Effektivitetsrapporter med de nødvendige målinger for en sælger - som giver ham/hende mulighed for at følge status og mål, og om nødvendigt udregne bonusser og gennemføre en analyse af planer/fakta. Alt sammen med korrekt visualisering.
  • Ethvert brugerdefineret objekt, som du bruger i dine daglige aktiviteter (forsendelse, website, budget, portefølje, osv.). - alt sammen kan vises i Community og jeres ansatte kan arbejde med disse objekter, som hvis de arbejdede med dem i Salesforce Lightning eller Classic.
  • Og ja, du kan vedhæfte og downloade filer, bruge noter og alle de andre glimrende samarbejdsværktøjer fra Salesforce.
Så hvis du har mulighed for klart at definere de grundlæggende salgsstrømme, som skal automatiseres for jeres salgsrepræsentanter - Så er Community et glimrende valg. Det kan også hjælpe jer igang med at bruge Salesforce, hvis i har et stramt budget. Det gennemgår vi senere.

Denne tilgang bliver endnu mere attraktiv, hvis i har et distribueret netværk af salgsagenter med provision, eller fysiske butikker med repræsentanter, som skal arbejde med systemet. Det er ofte alt for omkostningstungt at give dem fuld adgang til Salesforce og her er en Community web portal det rette valg. Hermed kan du integrere Community i jeres samlede system til salgsstyring. Jeres egne salgsrepræsentanter og ledere på kontoret vil have fulde Salesforce-licenser, og agenter vil bruge Community licenser - og de vil alle sammen arbejde med den samme database.
Service Cloud med Community Cloud til support
Kundeservice

Organisationer som overvejer at implementere Salesforce, er typisk organisationer med et eksisterende IT-landskab af løsninger, som anvendes af forskellige afdelinger og tjenester. For eksempel kan det være at et IT-service desk bruger Jira eller et lignende værktøj til at holde styr på åbne support sager. Hvordan kan de blive forbundet til frontlinje kundeservice, som skaber sager i forbindelse med kunde support? Opret et Community til dem som gør det muligt at yde support med adgang til filtrerede sager, ændre, eskalere eller løse sagerne. Alt dette vil øjeblikkeligt blive reflekteret i grænsefladen for jeres kundeservice.
Service Cloud med Community Cloud til HR-forvaltning
HR-forvaltning

Hvad er de typiske behov til håndtering af de daglige anmodninger fra folk i jeres organisation? Her er der naturligvis tale om ferie, sygedage, fornyelse af kontrakter og at skabe og printe de nødvendige formularer. Desuden bliver oplæring af nyansatte også mere effektiv med de nødvendige materialer tilgængeligt, som findes og opdateres kontinuert i jeres Salesforce system.

Der findes en anden form for Salesforce Community licenser - hvor i betaler per login-session, og ikke per måned. Her er grundprisen 2$ for en 24-timers session. Og det bliver utroligt effektivt, når du periodisk skal behandle sjældne anmodninger fra jeres medarbejdere. Her er der ikke noget behov for at give dem fuld adgang til Salesforce - Tildel i stedet det nødvendige antal licenser per session og skab et internt Community til arbejdet med denne form for HR-opgaver.

En af de primære udfordringer, som enhver organisation bliver mødt af, handler om hvordan man forhindrer at information fordeles i siloer, der ikke hænger sammen. Anvendelse af Salesforce Communities med licenser per-session hjælper med at indsamle information som inkluderer serviceprocesser som er samlet et sted, og det bliver dermed muligt at rapportere efter ledelsens behov.

Service Cloud med Community Cloud til budgetplanlægning
Systemer til budgetplanlægning

Et andet eksempel på internt samarbejde i en virksomhed er processen til budgetplanlægning. Det kræver normalt at folk regelmæssigt laver budget gennemgange og godkendelser, og anvender værktøjerer til sporing af planer/fakta over alle udgifter forbundet med medarbejdere og ledelsen.

Det betyder at Community-licenserne også er et glimrende redskab til det, da det giver mulighed for at samarbejde med Salesforce på følgende måde: filudveksling, Chatter, godkendelsesproces, regneark, og de nødvendige formularer til at automatisere enhver proces, inklusiv budgetlægning.
Så med alle disse fordele ved brug af Salesforce Communities, lad os nu kaste kigge på hvilke elementer der er nødvendige for at opnå dette, når man kigger på det fra et teknisk og finansielt synspunkt.

For at aktivere Salesforce Communities skal du stadigvæk have mindst en fuld Enterprise Edition licens (Sales eller Service Cloud) i jeres Salesforce-organisation. Det betyder at hvis i bruger professionelle licenser, vil i desværre ikke have adgang til dette brugbare værktøj, og derfor er det måske en god grund til at overveje en opgradering.

På den anden side kræver den indledende opsætning af de interne interaktive portaler (som inkluderer at skabe formularer, kontrolelementer, markering og stil, og tilladelsesstyring) en betydelig investering.

Lad os tage et eksempel med en mellemstor organisation på 200 personer, som har en salgsafdeling med 70 salgsrepræsentanter (eksterne salgsteams og kundeservice), og et netværk med 20 partnere og agentbureauer (B2B-salg), men også en serviceafdeling, som håndterer de serviceanmodninger, som kommer fra kundeservice (20 personer, som typisk arbejder hos kunden), og en intern logistisk serviceenhed (varehus, transport) med 60 personer, som er fordelt over 6 geografiske steder sammen med vores lager. Resten af personalet arbejder med andre områder som fx indkøb, HR. administration og andet.
Overvej altid den reelle brug af Salesforce-licenser, som defineret i den MSA, som aftales mellem Salesforce og jeres virksomhed
Vi beregner to mulige scenarier:


Valgmulighed 1: Enterprise-licenser til et begrænset antal personer i organisationen

  • Vi tildeler 70 Enterprise Sales Cloud licenser til sælgere (allesammen)

  • Serviceafdelingen tildeles 10 Enterprise Service Cloud licenser (på grund af begrænsninger med budget skal vi have accepteret fælles brug af en licens til to ingeniører med forskellige arbejdstider)

  • Til den interne logistik vil vi være afhænge af de "traditionelle" metoder til informationsudveksling, som fx Google Sheets

  • Vores partnere skal vi også udveksle e-mails, telefonopkald, og Google Sheets

Det er ikke optimalt, men vi håber at spare udgifter til licenser.

Prisen for Enterprise License er 150$/måned = 1800$/år. Det betyder at vores årlige udgifter til licenser 80 x 150 x 12 = 144$ K.
Valgmulighed 2: En kombination af Enterprise og Community-licenser til udvidet brug

  • Vi tildeler 40 Enterprise Sales Cloud licenser til salgsfolk og 30 licenser vil være til Community (da det er tilstrækkeligt til visse salgsroller i vores virksomhed)

  • Til service ingeniører, tildeler vi 18 Community-licenser (som ikke behøver at håndtere den delte af en licens til flere ingeniører) og 2 Service Cloud Enterprise licenser til lederen og den stedfortrædende chef i serviceafdelingen

  • Afdelingen for intern logistik tildeler vi 6 Community-licenser - et til hvert varehus, og derudover tildeler vi en fuld Service Cloud Enterprise licens til lederen af logistikafdelingen

  • Vi tildeler også 20 Community-licenser til resten af serviceafdelingerne (HR, administration, osv.)

  • Vi tildeler slutteligt yderligere 20 Community-license til vores partnere, og dermed gives der mulighed for et remote samarbejde med dem i Salesforce.

Som du kan se vil det involvere at alle vores afdelinger arbejder med Salesforce, og på den måde har vi al information korrekt samlet og behandlet. Virksomhedsledelsen vil have alle de nødvendige rapporter over alle processer.

Prisen på Enterprise licens er på 150$/måned, og lad os tage Customer Community Plus for 15$/måned (i visse tilfælde ville vi bruge Customer Community-licenser for 5$/måned, men lad os overveje et dyrere scenarie). Vores årlige udgifter til licens ville være: (40 x 150 + 30 x 15 + 18 x 15 + 2 x 150 + 6 x 15 + 1 x 150 + 20 x 15 + 20 x 15) * 12 = 95.000$
Ved at anvende Community-licenser har vi formået at reducere de direkte IT-udgifter med 20%.
Kan du se det? Ved at anvende Community-licenser har vi rent faktisk formået at reducere de direkte IT-udgifter med 20%, og involveret alle afdelingerne i et fælles samarbejde på Salesforce-platformen. Og du kan være sikker på at den samlede øgede effektivitet i organisation vil blive endnu højere end det.
Sales Cloud: 90 brugere
Sales + Community Cloud: 137 brugere
Brugerengagement stiger med 50% og vi har 20% lavere udgifter
Derudover skal du også tage højde for de specielle tilbud, som du kan få fra Salesforce, som vil gøre tallene endnu mere attraktive, og de faktiske udgifter til opsætning af Communities ligger omkring 125.000 DKK alt afhængigt af hvor komplekse processerne er, og vi håber at det giver dig mulighed for at danne et overblik over dine muligheder. Det er virkelig værd at overveje dette alternativ, når i overvejer at implementere Salesforce.
Som med alle andre tilfælde kan der naturligvis ikke kun være fordele ved enhver IT-løsning, og der er også visse begrænsninger med Communities, som i er nødt til at tage højde for, og det er de her:

  • du vil ikke have mulighed for at sætte IP-telefoni op inden for Community-grænsefladen - det betyder at hvis jeres ansatte har behov for det - skal de bruge grænsefladen med en udbyder af IP-telefoni. Dog kan integrationen sættes op til at alle telefonopkald stadig registreres i systemet, og at rapportering aktiveres til ledelsen

  • hvis i har brug for at tilpasse jeres Community-platform, skal i højst sandsynligvis have fat i en Salesforce konsulentvirksomhed. Der er en Community-bygger i Salesforce, men den vil højst sandsynligt ikke dække alle de behov for tilpasning

  • I vil derudover skulle dække udgifterne til at gøre Community webportalen mobilvenlig (og det får i sandsynligvis brug for)

  • Opgradering til Enterprise hvilket øger udgifterne til jeres eksisterende licenser (hvis i førhen brugte Professional Edition), men det betyder store fordele som fx aktivering af Apex, integrationer med tredjepartsystemer, osv., og derfor er det uden tvivl pengene værd.

Men med en kompetent Salesforce rådgivningspartner som Twistellar, er det nemt at afveje alle fordele og ulemper ved en bestemt Salesforce-implementering, og at træffe en velargumenteret beslutning omkring den bedste tilgang til valg af licenser.
Åben op for nye horisonter med Salesforce ROI!
Hvis du har ideer eller spørgsmål om implementering af Salesforce, vil Twistellar-medarbejderne med glæde diskutere dem med dig og komme med et svar hurtigt
Ved at sende den, går du med til at modtage nyhedsbreve fra Twistellar. Du kan til hver en tid afmelde dig.
Nye artikler og oversigter over Salesforce
Har du lyst til at arbejde sammen med os her hos Twistellar? Vi er også spændte! Uanset om i ønsker at tilpasse jeres organisation, bygge en skræddersyet applikation, eller integrere et værktøj fra en tredjepart, står Twistellar klar til at hjælpe jer
Kontakt os, så vi kan gennemgå jeres Salesforce-ideer!